Szczegółowy program szkolenia:

9:00–9:15 | Otwarcie szkolenia
Wprowadzenie i cele
Najczęstsze problemy w pracy z danymi w urzędzie

9:15–10:30 | Moduł I – Bazy interesantów – struktura i jakość danych
1. Projektowanie poprawnej bazy danych
Zasady budowy tabeli (1 rekord = 1 wiersz)
Formatowanie jako tabela (Ctrl+T)
Unikanie błędów strukturalnych
2. Poprawność danych identyfikacyjnych
Walidacja długości i struktury numeru PESEL
Sprawdzanie kontrolnej cyfry PESEL (formuła)
Walidacja numeru NIP
Ograniczanie liczby znaków
Blokowanie błędnych wpisów
Ćwiczenia praktyczne:
✔ Sprawdzanie poprawności PESEL
✔ Automatyczna informacja „BŁĘDNY / POPRAWNY”
✔ Ograniczenie wpisu do 11 cyfr

10:30–11:15 | Moduł II – Wyszukiwanie i eliminacja duplikatów
Duplikaty PESEL / NIP / nazwisko + data urodzenia
Formatowanie warunkowe – wykrywanie duplikatów
Funkcje:
LICZ.JEŻELI
LICZ.WARUNKI
WYSZUKAJ.X (lub WYSZUKAJ.PIONOWO – jeśli starsza wersja)
Usuwanie duplikatów (narzędzie wbudowane)
Tworzenie kolumny kontrolnej „Duplikat – TAK/NIE”
Ćwiczenia praktyczne:
✔ Automatyczne podświetlanie powtarzających się PESEL
✔ Raport z listą powielonych rekordów

11:15–12:00 | Moduł III – Czyszczenie i standaryzacja danych
Usuwanie zbędnych spacji (USUŃ.ZBĘDNE.ODSTĘPY)
ZAMIEN, PODSTAW
Łączenie i rozdzielanie danych (np. imię i nazwisko)
Poprawne formatowanie dat i numerów
Tekst jako liczba – jak naprawić
Matryca ryzyk – automatyczna ocena ryzyka
Ćwiczenia praktyczne:
✔ Czyszczenie importowanej bazy z systemu dziedzinowego
✔ matryca ryzyka

12:00–12:30 | Przerwa

12:30–13:45 | Moduł IV – Formularze i kontrola poprawności danych
1. Sprawdzanie poprawności danych (Data Validation)
Listy rozwijane (np. wydział, status sprawy)
Ograniczenia:
tylko liczby
zakres dat
minimalna/maksymalna długość tekstu
Komunikaty błędów i podpowiedzi
2. Dynamiczne listy wyboru
Listy zależne (np. Wydział → Referat)
Zakresy nazwane
3. Blokowanie arkusza
Ochrona komórek z formułami
Zabezpieczenie formularza przed usunięciem danych
Ćwiczenia praktyczne:
✔ Formularz przyjmowania wniosku
✔ Lista rozwijana z kategorią spraw
✔ Komunikat „Wprowadź poprawny PESEL (11 cyfr)”

13:45–14:30 | Moduł V – Automatyzacja pracy urzędowej
Sortowanie i filtrowanie zaawansowane
Filtry niestandardowe (np. tylko aktywne sprawy)
Proste raporty (tabela przestawna – wprowadzenie)
Przygotowanie zestawienia miesięcznego – w formie tabel/wykresów
Ćwiczenie:
✔ Raport liczby spraw wg referatu i miesiąca lub wg zgłaszanych przez uczestników tematów

14:30–15:00 | Moduł VI – Dobre praktyki w pracy z danymi osobowymi
Minimalizacja błędów w pracy z danymi wrażliwymi
Kontrola zmian w pliku
Zabezpieczenie pliku hasłem / anonimizacja danych
Najczęstsze błędy pracowników i jak ich unikać
Podsumowanie + pytania uczestników.

Materiały dla uczestników:
Gotowe pliki Excel (wersja robocza + wersja z rozwiązaniami)
Uczestnicy otrzymają zestaw przygotowanych arkuszy, zawierających:
1.1. Wzorcową bazę interesantów
    •	poprawnie zaprojektowaną strukturę tabeli
    •	walidację numeru PESEL (11 cyfr + kontrola długości)
    •	walidację numeru NIP
    •	kolumnę kontrolną „POPRAWNY / BŁĘDNY”
    •	mechanizm wykrywania duplikatów (PESEL / NIP)
    •	formatowanie warunkowe sygnalizujące błędy
1.2. Formularz przyjmowania danych
    •	listy rozwijane (np. wydział, referat, status sprawy)
    •	listy zależne (np. wydział → referat)
    •	ograniczenia długości tekstu
    •	komunikaty błędów przy nieprawidłowym wpisie
    •	zabezpieczenie komórek z formułami
    •	ochrona arkusza
1.3. Arkusz czyszczenia danych
    •	gotowe formuły do:
    •	usuwania zbędnych spacji
    •	standaryzacji nazw
    •	rozdzielania i łączenia danych
    •	przykładowa baza „z błędami” do ćwiczeń
1.4. Prosty raport (tabela przestawna)
    •	zestawienie liczby spraw wg wydziału
    •	raport miesięczny
    •	gotowa struktura do dalszej rozbudowy
1.5. Matryca ryzyk
1.6. Excel do wyliczania kwot dotacji i wkładu własnego na paragrafy dla kosztów osobowych/wynagrodzeń
2. Pliki z makrami (wersja rozszerzona)
    •	Dodatkowo uczestnicy otrzymają przykładowe pliki zawierające:
    •	makro automatycznie sprawdzające poprawność PESEL
    •	makro wyszukujące i oznaczające duplikaty
    •	przycisk „Wyczyść formularz”
    •	przycisk „Zapisz rekord do bazy”
    •	Excel z makrem: funkcja słownie
    •	makro tworzące prosty raport jednym kliknięciem
    •	Każde makro będzie opisane i opatrzone komentarzem w kodzie, aby uczestnicy mogli je dostosować do własnych potrzeb.
3. Mini przewodnik „Krok po kroku”
    •	Uczestnicy otrzymają praktyczny przewodnik w formacie PDF zawierający:
    •	✔ Instrukcje zrzutów ekranu (print screen)
    •	jak ustawić walidację danych
    •	jak stworzyć listę rozwijaną
    •	jak wykryć duplikaty
    •	jak zabezpieczyć arkusz
    •	jak stworzyć tabelę przestawną
    •	✔ Opis kroków w prostym schemacie:
    •	Kliknij…
    •	Wybierz…
    •	Ustaw…
    •	Zatwierdź…
    •	✔ Najczęstsze błędy i ich rozwiązania
    •	„Dlaczego lista nie działa?”
    •	„Dlaczego PESEL traktowany jest jako liczba?”
    •	„Dlaczego makro się nie uruchamia?”
    •	Przewodnik będzie napisany językiem praktycznym, bez nadmiernej teorii, tak  aby mógł służyć jako pomoc w codziennej pracy.
4. Checklista dobrych praktyk w pracy z bazą danych
    •	Każdy uczestnik otrzyma:
    •	listę kontrolną projektowania bazy
    •	zasady bezpiecznej pracy z danymi osobowymi
    •	checklistę przed przekazaniem raportu przełożonemu
    •	zestaw rekomendowanych funkcji Excel do pracy w administracji
5. Materiały dodatkowe (opcjonalnie)
    •	W zależności od potrzeb grupy możliwe jest przekazanie:
    •	zestawu formuł używanych w administracji (ściąga PDF)
    •	dodatkowego pliku „Ćwiczenia utrwalające”
    •	pliku „Najczęstsze problemy w pracy z rejestrem – gotowe rozwiązania”

Prowadzący:

Monika Kłos – praktyk i szkoleniowiec z ponad 20 letnim stażem w zarządzaniu programami i projektami europejskimi. Posiada wieloletnie doświadczenie w przygotowaniu i realizacji projektów w ramach programów regionalnych i krajowych oraz projektów w ramach inicjatyw Urbact i Interreg a także Mechanizmów Finansowych Norweskiego i EOG. Od ponad 10 lat na stanowiskach kierowniczych, aktualnie Zastępca Dyrektora Wydziału Funduszy Europejskich w Urzędzie Miasta Lublin. Doradca, ekspert i szkoleniowiec pracowników jednostek samorządu terytorialnego a od prawie 5 lat również wykładowca w Wyższej Szkole Przedsiębiorczości i Administracji. Autorka lokalnych i ponadlokalnych strategii rozwoju, planów gospodarki niskoemisyjnej, diagnoz społecznych i edukacyjnych, raportów oddziaływania na środowisko i dokumentów strategicznych. Autorka publikacji w Przeglądzie Gospodarki Komunalnej, kwartalniku „Rozwój i Środowisko” oraz Regeneration in progres – how to prepare for launching the main process on the basis of Lublin experiences. Absolwentka stosunków międzynarodowych na Uniwersytecie Wrocławskim i studiów podyplomowych: Audyt i Kontrola Zarządcza w jednostkach sektora finansów publicznych (SGH Warszawa). Posiadaczka licznych certyfikatów, min. metodyka zarządzania projektami PRINCE2 ® Foundation, zarządzanie projektami dla koordynatorów projektów, analiza ryzyka w oparciu o metodykę PRINCE2, kontrola projektu przy pomocy MS Project i OpenProject, zarządzanie projektami współfinansowanymi ze środków zewnętrznych (Norway grants), wdrożenie systemu kontroli zarządczej i zarządzania.

Termin szkolenia:

6 październik 2026 r. (wtorek)
godz. 9:00 – 15:00

Miejsce szkolenia:

szkolenie online, profesjonalna platforma szkoleniowa ClickMeeting

Cena szkolenia (za osobę):

499 zł do 04.10.2026 r.

550 zł od 05.10.2026 r.

Formularz zgłoszeniowy:

Wypełnij online lub pobierz formularz zgłoszeniowy (doc), wypełnij i prześlij skan na adres: biuro@twpszkolenia.pl albo zapisz się z dofinansowaniem UE